Những sai lầm cần tránh khi quản lý thời gian

Peter Drucker, cha đẻ của ngành Quản trị kinh doanh hiện đại đã đúc rút một kinh nghiệm quý giá “Không quản lý được thời gian thì sẽ không thể quản lý được bất cứ thứ gì khác”.

Từ đó có thể thấy được vai trò quan trọng của việc quản lý thời gian. Nếu làm tốt việc này đồng nghĩa với bạn đang có trong tay cả một gia tài lớn. Tuy nhiên, rất nhiều người gặp khó khăn trong việc sắp xếp kế hoạch, từ đó dẫn đến stress và mất cân bằng trong công việc lẫn cuộc sống. Hãy cùng CareerLink.vn tìm hiểu những sai lầm cần tránh khi quản lý thời gian làm việc để giúp bạn sử dụng “quỹ vàng thời gian” hiệu quả.

“Thời gian quý hơn vàng” đó là chân lý đã được chứng minh, đặc biệt là trong thế giới kinh doanh. Tuy nhiên trong một cuộc khảo sát quy mô lớn với 38,000 nhân viên tại 200 quốc gia trên toàn thế giới, Microsoft đã công bố một thông tin rằng chỉ có vỏn vẹn không quá 60\% thời gian làm việc của nhân viên là thật sự góp phần tạo ra sản phẩm. 40\% thời gian còn lại, các nhân viên hoặc là làm việc riêng hoặc là không làm việc được do vô vàn lý do khác nhau. Những việc dù nhỏ nhất như nói chuyện riêng hay check facebook sẽ tốn của bạn một quỹ thời gian không hề nhỏ, gây ảnh hưởng trực tiếp đến công việc của bạn.

Tâm lý chung của rất nhiều người là việc dễ làm trước, khó giải quyết sau. Thậm chí có những người làm việc tùy hứng, không có một bản danh sách công việc cụ thể. Chính vì vậy, những khi công việc bận rộn cùng với những áp lực nơi công sở khiến họ cảm thấy 24 giờ một ngày là không đủ để hoàn thành mọi việc, dẫn đến căng thẳng và mệt mỏi. Quản lý thời gian hiệu quả và đạt được những điều bạn muốn đồng nghĩa với việc dành thời gian cho những việc thật sự quan trọng chứ không chỉ đơn thuần là cấp bách. Việc đốt thời gian vào việc không ưu tiên rất vô ích. Điều này cho thấy việc lập danh sách công việc và sắp xếp chúng theo thứ tự ưu tiên sẽ giúp bạn giảm thiếu tối đa thời gian “chết” và nâng cao hiệu suất làm việc.

Tư tưởng trì hoãn công việc là kẻ thù số một của thời gian và thành công. Những người thích trì hoãn trong công việc sẽ hay lâm vào tình trạng nước đến chân mới nhảy bởi họ thường đợi cho đến phút chót mới bắt tay vào làm. Mỗi ngày tích một chút công việc đồng nghĩa với việc bạn đang phí phạm lượng thời gian không hề nhỏ. Thay vì để thói quen xấu này làm giảm năng suất làm việc, bạn nên lên kế hoạch và lập ra nhiều deadline cho từng công việc nhằm hoàn thành công việc đúng thời hạn.

Đôi khi thật khó để tập trung làm việc, nhất là khi bạn phải đương đầu với hàng loạt công việc cùng lúc và những tác động từ mọi người xung quanh. Sự phân tâm có thể tiêu tốn của chúng ta đến hai giờ đồng hồ mỗi ngày. Đó có thể là những email không liên quan đến công việc, nói chuyện với đồng nghiệp hay dành thời gian cho thú vui cá nhân. Để quản lý thời gian làm việc hiệu quả, bạn nên học cách tập trung vì đây là cách rất tốt để bạn không lãng phí thời gian. Hãy tập trung tất cả sức lực và trí tuệ cho công việc, điều đó không chỉ đem lại kết quả công việc cao mà còn giúp bạn tiết kiệm được rất nhiều thời gian.

Rất nhiều người khi gặp thất bại đều không biết mình đã làm gì sai và phải làm gì để tiếp tục tiến về phía trước. Họ không biết một điều rằng những người thành công, được trả lương cao không phải họ giỏi hay thông minh hơn. Khác biệt duy nhất là họ biết đặt ra mục tiêu cho bản thân để có kế hoạch phấn đấu cụ thể. Việc không xây dựng cho mình một mục tiêu cho sự nghiệp sẽ khiến bạn phí thời gian và công sức vào những việc không cần thiết. Vì vậy, hãy đặt mục tiêu cho bản thân trước khi bắt đầu bất cứ một điều gì để quản lý thời gian hiệu quả và định hướng rõ ràng cho con đường sự nghiệp của bạn

Nhiều khi bạn nhận làm tất cả công việc được giao hay xung phong vào một dự án mới với suy nghĩ nếu làm càng nhiều thì càng được công nhận và đánh giá cao. Tuy nhiên, khi bạn đảm đương quá nhiều công việc đồng nghĩa với việc thời gian và trí lực của bạn bị phân chia vào nhiều mảng khác nhau. Khi mọi thứ đều đổ dồn lên vai bạn, nếu không biết cách sắp xếp thời gian hợp lí thì dễ dẫn đến stress, suy sụp tinh thần và giảm hiệu suất làm việc. Vì vậy, nếu bạn thực sự đang bị quá tải hay gặp khó khăn trong một nhiệm vụ nào đó, hãy lên tiếng nhờ sự giúp đỡ từ đồng nghiệp hoặc học cách giao quyền cho người khác. Điều này không chỉ đảm bảo chất lượng công việc mà còn giúp rèn luyện cách làm việc tập thể.

Trong môi trường công sở, sẽ không tránh khỏi những lúc bạn nhận được những công việc nằm ngoài khả năng của bản thân hay nhờ vả của đồng nghiệp. Nhất là khi bạn đang bận rộn với những công việc của bản thân thì những yêu cầu này có thể khiến bạn thêm mệt mỏi và áp lực. Những lúc như vậy, đừng ôm tất cả việc vào bản thân mà hãy học cách từ chối một số nhiệm vụ nào đó để có thể tập trung vào những thứ cần thiết hơn. Hãy giải thích và từ chối một cách tế nhị và lịch sự để tránh gây hiểu lầm không đáng có giữa bạn và sếp hay đồng nghiệp
Quản lý thời gian hiệu quả là chìa khóa của thành công, là cách tốt nhất để bạn cân bằng công việc và cuộc sống. “Thời gian quý hơn vàng”, vì vậy hãy khôn khéo tận dụng quỹ “vàng” thời gian để đạt được những mục tiêu của bản thân. Chúc bạn thành công.