ROSIAI IOC – Ứng dụng dữ liệu trong quản trị, điều hành tại Trung tâm đăng ký giao dịch, tài sản tại TP.HCM

Trong quá trình đẩy mạnh chuyển đổi số, sự quan tâm, chỉ đạo của lãnh đạo các cấp có vai trò quan trọng trong định hướng và tổ chức thực hiện các nhiệm vụ chuyển đổi số. Thực hiện định hướng đẩy mạnh chuyển đổi số, tăng cường khai thác dữ liệu phục vụ công tác quản lý, chỉ đạo, điều hành, Cục Đăng ký giao dịch bảo đảm và Bồi thường nhà nước đã quan tâm chỉ đạo các đơn vị trực thuộc tăng cường ứng dụng công nghệ số trong theo dõi, phân tích và quản trị hoạt động nghiệp vụ.

Trên cơ sở định hướng đó, Trung tâm đăng ký giao dịch, tài sản tại TP.Hồ Chí Minh đã chủ động phát huy nguồn lực nội bộ để nghiên cứu, xây dựng giải pháp Dashboard phục vụ công tác quản trị, điều hành. Tập thể lãnh đạo, viên chức và đội ngũ nhân viên kỹ thuật của Trung tâm đã chủ động nghiên cứu, thiết kế và phát triển Dashboard ROSIAI IOC trên cơ sở nhu cầu thực tế của hoạt động quản lý, điều hành. Đáng chú ý, toàn bộ kiến trúc phần mềm, thuật toán thu thập số liệu và giao diện hiển thị của hệ thống Dashboard đều do đội ngũ viên chức, nhân viên của Trung tâm chủ động nghiên cứu, thiết kế, xây dựng.

Việc phát huy năng lực công nghệ nội bộ góp phần tăng cường khả năng kiểm soát, bảo đảm an toàn dữ liệu trong quá trình vận hành, đồng thời giúp Trung tâm chủ động hơn trong việc điều chỉnh, cập nhật giải pháp khi phát sinh yêu cầu nghiệp vụ mới.

Ba không gian hiển thị phục vụ nhu cầu điều hành

Hoạt động đăng ký biện pháp bảo đảm có vai trò quan trọng trong việc công khai, minh bạch thông tin về biện pháp bảo đảm và góp phần bảo đảm an toàn pháp lý cho các giao dịch, đặc biệt trong hoạt động cấp tín dụng.

Trong bối cảnh số lượng hồ sơ đăng ký được tiếp nhận và xử lý trên môi trường điện tử ngày càng tăng, các phương thức tổng hợp, báo cáo định kỳ có thể chưa đáp ứng đầy đủ yêu cầu theo dõi thường xuyên và kịp thời phục vụ công tác điều hành, ảnh hưởng đến tính dự báo và khả năng can thiệp kịp thời trong công tác chỉ đạo, điều hành. Đồng thời, thực hiện chỉ đạo của Lãnh đạo Cục Đăng ký giao dịch bảo đảm và Bồi thường nhà nước, hướng tới nâng cao chất lượng phục vụ người dân, doanh nghiệp và các tổ chức có liên quan, Trung tâm đăng ký giao dịch, tài sản tại TP.Hồ Chí Minh đã chủ động nghiên cứu và triển khai giải pháp phù hợp với yêu cầu thực tế.

Dashboard ROSIAI IOC được Trung tâm đăng ký giao dịch, tài sản tại TP.Hồ Chí Minh triển khai với ba không gian hiển thị phục vụ các nhu cầu khác nhau trong quá trình quản trị, điều hành.

Thứ nhất, màn hình LED khổ rộng được bố trí tại khu vực phù hợp, phục vụ trực quan hóa một số chỉ số tổng hợp về tình hình hoạt động của Trung tâm. Người dân, doanh nghiệp và các tổ chức, cá nhân đến liên hệ công tác tại Trung tâm có thể theo dõi một số thông tin tổng hợp được công khai trên màn hình, góp phần tăng tính trực quan và minh bạch trong cung cấp thông tin tổng hợp.

Thứ hai, màn hình Smart TV điều hành được thiết kế theo tỷ lệ 16:9, bố trí tại phòng Giám đốc, phòng họp giao ban và các tổ nghiệp vụ của Trung tâm. Màn hình tập trung các chỉ số KPI trọng yếu, biểu đồ xu hướng tuần và tỷ lệ hoàn thành công việc, phục vụ các cuộc họp, giao ban và theo dõi hoạt động thường xuyên.

Thứ ba, Dashboard điều hành tổng hợp tích hợp một số thông tin quản trị hành chính, nhân sự phục vụ công tác điều hành nội bộ, giúp Ban Giám đốc Trung tâm có thể bao quát cả hoạt động công việc và tình hình nhân sự của đơn vị.

Theo dõi tiến độ, nhận diện thời điểm hồ sơ đăng ký tăng cao

Một trong những nội dung trọng yếu trên Dashboard ROSIAI IOC là khối chỉ số KPI nghiệp vụ. Tại vị trí trung tâm của Dashboard là các thẻ số liệu được cập nhật theo dữ liệu phát sinh trong quá trình xử lý hồ sơ đăng ký.

Trong đó, chỉ số “Cần xử lý hôm nay” tổng hợp hồ sơ tồn từ hôm trước và hồ sơ mới tiếp nhận; chỉ số “Đã xử lý” và “Hồ sơ chưa xử lý” giúp đo lường tiến độ thực tế và cảnh báo nguy cơ quá tải; chỉ số “Tồn đầu ngày” phản ánh khối lượng hồ sơ cần tiếp tục xử lý.

Hệ thống đồng thời phân tách rõ luồng hồ sơ “Trực tuyến” và “Trực tiếp/Email”, hỗ trợ theo dõi cơ cấu hồ sơ theo từng phương thức tiếp nhận. Bên cạnh các chỉ số tại từng thời điểm, Dashboard sử dụng biểu đồ đường và cột để phản ánh sự biến thiên giữa lượng hồ sơ tiếp nhận, lượng hoàn thành và lượng tồn qua các ngày trong tuần. Thông qua đó, đơn vị có thể phát hiện quy luật về những thời điểm lượng hồ sơ tăng cao, như các ngày giữa tuần hoặc cận kỳ nghỉ lễ khi lượng hồ sơ nộp trực tuyến tăng. Đây là cơ sở để tổ trưởng chủ động phân công nhân sự trực duyệt hồ sơ từ sớm, bảo đảm 100% hồ sơ được giải quyết đúng hạn theo quy định của Nghị định 99/2022/NĐ-CP của Chính phủ về đăng ký biện pháp bảo đảm.

Dashboard cũng hiển thị tỷ lệ hoàn thành hồ sơ so với chỉ tiêu kế hoạch trong ngày của hệ thống ROSIAI, với tỷ lệ thường xuyên duy trì ở mức 100%. Cơ chế màu sắc trực quan được sử dụng để hỗ trợ cán bộ nhanh chóng nhận diện tình trạng xử lý: màu xanh thể hiện vượt tiến độ, màu vàng thể hiện cần đẩy nhanh và màu đỏ cảnh báo trễ hạn. Qua đó, những nội dung cần tập trung xử lý có thể được nhận diện kịp thời.

Phân tích khối lượng hồ sơ theo 24 khung giờ

Một chức năng khác của Dashboard ROSIAI IOC là phân tích khối lượng hồ sơ tiếp nhận chi tiết theo các khung thời gian trong ngày.

Đối với hồ sơ do người dân và ngân hàng nộp trực tuyến qua đêm, từ 17h hôm trước đến 7h sáng hôm sau, Dashboard tổng hợp dữ liệu vào cột mốc 7h sáng. Từ số liệu này, cán bộ có thể nắm được khối lượng hồ sơ tồn qua đêm để ưu tiên giải quyết ngay từ đầu ca sáng. Ở các khung giờ tiếp theo, hệ thống ghi nhận lượng hồ sơ theo từng tiếng, qua đó giúp nhận diện chính xác những khung giờ cao điểm, trong đó có khoảng thời gian từ 9h30 đến 11h30 và từ 14h đến 16h.

Việc nắm được khối lượng hồ sơ theo từng khung giờ là cơ sở để đơn vị chủ động điều tiết nhân lực phù hợp với tình hình tiếp nhận và xử lý hồ sơ thực tế.

Không chỉ thống kê số lượng hồ sơ chưa hoàn thành, Dashboard còn bóc tách chi tiết nguyên nhân của từng nhóm hồ sơ. Theo đó, hệ thống thể hiện số hồ sơ đang chờ phân công, số hồ sơ đang tra cứu ngăn chặn và số hồ sơ tạm dừng do chờ người yêu cầu hoàn thiện các nội dung theo quy định hoặc bổ sung thông tin, tài liệu cần thiết.

Việc phân định cụ thể từng trạng thái giúp bảo đảm tính khách quan, minh bạch, đồng thời giúp việc theo dõi và phân loại nguyên nhân hồ sơ chưa hoàn thành được rõ ràng hơn.

Tích hợp thông tin phục vụ quản trị nội bộ

Cùng với các chức năng liên quan trực tiếp đến hoạt động nghiệp vụ, nhật ký hoạt động của hệ thống được cập nhật, giúp theo dõi một số sự kiện xử lý nghiệp vụ theo thời gian.

Phiên bản IOC V2 đồng thời tích hợp hai phân hệ hành chính gồm quản lý văn bản và quản lý cán bộ. Trong đó, phân hệ quản lý văn bản hỗ trợ theo dõi công văn đến, công văn đi và các chỉ đạo khẩn. Phân hệ quản lý cán bộ cung cấp thông tin thống kê về quân số có mặt, đi trễ, nghỉ phép, công tác, phục vụ công tác quản trị và điều hành nội bộ.

Tại thanh chân trang của Dashboard, dải thông điệp chạy chữ liên tục cập nhật các phương châm hành động, lời nhắc nhở về kỷ cương công vụ và chỉ đạo của Lãnh đạo Cục, Ban Giám đốc Trung tâm, qua đó tạo điểm nhấn trong công tác truyền thông nội bộ.

Tăng cường khai thác dữ liệu phục vụ quản trị, điều hành

Từ góc độ người sử dụng, Dashboard ROSIAI IOC mang lại những giá trị khác nhau đối với từng nhóm đối tượng sử dụng.

Đối với Lãnh đạo Cục và Ban Giám đốc Trung tâm, Dashboard cung cấp công cụ hỗ trợ chỉ đạo, điều hành dựa trên dữ liệu, giúp đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu thực tế; nhận diện những khâu, công đoạn cần tập trung xử lý để điều phối, hỗ trợ kịp thời; đồng thời hỗ trợ tổng hợp thông tin phục vụ báo cáo, chỉ đạo và điều hành.

Đối với đăng ký viên và chuyên viên nghiệp vụ, hệ thống góp phần tăng khả năng theo dõi, minh bạch hóa tiến độ xử lý công việc trong nội bộ. Viên chức có thể theo dõi tiến độ công việc của mình trong bức tranh chung, đồng thời giảm thời gian tổng hợp một số thông tin, số liệu phục vụ báo cáo.

Đối với người dân, doanh nghiệp và ngân hàng, việc tăng cường ứng dụng dữ liệu trong quản trị, điều hành góp phần hỗ trợ quá trình xử lý hồ sơ đăng ký biện pháp bảo đảm được thuận lợi, nhanh chóng và minh bạch.

Hệ thống Dashboard ROSIAI IOC là một bước đi cụ thể nhằm tăng cường khai thác dữ liệu phục vụ quản trị và điều hành hoạt động nghiệp vụ tại Trung tâm đăng ký giao dịch, tài sản tại TP. Hồ Chí Minh thông qua việc phát huy nguồn lực và năng lực công nghệ nội bộ của đơn vị.

Trong giai đoạn tới, Trung tâm tiếp tục nghiên cứu ứng dụng trí tuệ nhân tạo và phân tích dữ liệu nhằm hỗ trợ dự báo xu hướng khối lượng hồ sơ, nhận diện nguy cơ quá tải, đồng thời nghiên cứu khả năng kết nối, khai thác và chia sẻ dữ liệu với các cơ sở dữ liệu quốc gia, cơ sở dữ liệu chuyên ngành có liên quan theo quy định và theo lộ trình được cấp có thẩm quyền phê duyệt. Trên cơ sở đánh giá hiệu quả thực tế, Trung tâm cũng sẽ nghiên cứu chuẩn hóa và nhân rộng những chức năng, giải pháp phù hợp tại các Trung tâm đăng ký thuộc Cục.