Một số lưu ý về chi phí để xác định thu nhập chịu thuế TNDN

Để tiếp tục hỗ trợ NNT thực hiện quyết toán thuế TNDN năm 2016 đúng quy định, Cục thuế TP Hà Nội hướng dẫn một số nội dung lưu ý về thuế TNDN.

Khoản chi phí nào của doanh nghiệp được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN?

Theo quy định của pháp luật về thuế TNDN, khoản chi của doanh nghiệp đáp ứng 3 điều kiện dưới đây thì được xác định là chi phí hợp lí khi tính thu nhập chịu thuế TNDN:

+ Khoản chi thực tế phát sinh, liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị;

+ Khoản chi có đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp;

+ Có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt đối với hóa đơn từng lần từ 20 triệu đồng trở lên.

Về hồ sơ để xác định chi phí đối với hàng hóa bị tổn thất, hàng hóa bị hư hỏng đã được giảm thiểu các hồ sơ, thủ tục hành chính. Theo đó, hồ sơ để được tính giảm trừ chi phí liên quan đến phần giá trị tổn thất gồm: Biên bản kiểm kê giá trị tài sản, hàng hóa bị tổn thất do DN lập; HS bồi thường của cơ quan bảo hiểm (nếu có); Hồ sơ quy định trách nhiệm bồi thường của tổ chức, cá nhân (nếu có), hồ sơ để được tính giảm trừ chi phí liên quan đến hàng hóa bị hư hỏng bao gồm: Biên bản kiểm kê giá trị hàng hóa bị hư hỏng do DN lập; Hồ sơ bồi thường thiệt hại được cơ quan bảo hiểm chấp nhận bồi thường (nếu có); Hồ sơ quy định trách nhiệm của tổ chức, cá nhân phải bồi thường (nếu có).

Các hồ sơ này được lưu tại doanh nghiệp và xuất trình với cơ quan thuế khi được yêu cầu.

Lưu ý khi hạch toán chi phí đối với khoản trích khấu hao TSCĐ trong một số trường hợp cụ thể như sau:

- Chi phí khấu hao tài sản cố định phục vụ người lao động trong DN có được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế thu nhập doanh nghiệp?

Theo quy định thì chi khấu hao TSCĐ không phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh là khoản chi không được trừ. Riêng chi phí khấu hao đối với TSCĐ phục vụ người lao động trong DN như: nhà nghỉ giữa ca, nhà ăn giữa ca, nhà thay quần áo, nhà vệ sinh, phòng hoặc trạm y tế để khám chữa bệnh, cơ sở đào tạo, dạy nghề, thư viện, nhà trẻ, khu thể thao và các thiết bị, nội thất đủ điều kiện là tài sản cố định lắp đặt trong các công trình nêu trên; bể chứa nước sạch, nhà để xe; xe đưa đón người lao động, nhà ở trực tiếp cho người lao động; chi phí xây dựng cơ sở vật chất, chi phí mua sắm máy, thiết bị là tài sản cố định dùng để tổ chức hoạt động giáo dục nghề nghiệp thì được tính vào chi phí hợp lí khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN

- Xác định khoản chi được trừ và không được trừ đối với khoản trích khấu hao công trình trên đất vừa sử dụng cho SXKD vừa sử dụng cho mục đích khác như sau:

Theo quy định không được tính khấu hao vào chi phí được trừ  đối với giá trị công trình trên đất tương ứng phần diện tích không sử dụng vào hoạt động sản xuất kinh doanh. Riêng đối với công trình trên đất như trụ sở văn phòng, nhà xưởng, cửa hàng phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh của DN thì được trích khấu hao tính vào chi phí được trừ theo đúng mức trích khấu hao và thời gian sử dụng TSCĐ theo quy định hiện hành của Bộ Tài chính đối với các công trình này nếu đáp ứng các điều kiện như sau: Có GCN quyền sử dụng đất, hoặc có hợp đồng thuê đất, mượn đất; Hóa đơn thanh toán công trình, hợp đồng, thanh lý hợp đồng, QT công trình; Được theo dõi, quản lý, hạch toán theo quy định.

- Trong thời gian TSCĐ tạm dừng hoạt động có được trích khấu hao để tính vào chi phí hợp lí không?

Trường hợp DN tạm dừng hoạt động do sản xuất theo mùa vụ với thời gian dưới 09 tháng; dừng để sửa chữa, di dời, bảo trì, bảo dưỡng theo định kỳ với thời gian dưới 12 tháng, sau đó tiếp tục đưa vào phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh thì trong khoảng thời gian tạm dừng đó, doanh nghiệp được trích khấu hao tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế.

Theo quy định hiện nay thì khoản chi trang phục bằng hiện vật có bị khống chế không?

DN chi trang phục bằng hiện vật có đầy đủ hóa đơn chứng từ thì được tính vào chi phí hợp lí, trường hợp chi bằng tiền thì phần vượt trên 5 triệu đồng/người/năm không được trừ vào chi phí khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN.

Quy định về hạch toán khoản tiền thuê tài sản của cá nhân vào chi phí hợp lí

Theo quy định DN thuê tài sản (thuê nhà hay thuê xe..) của cá nhân thì không cần phải có hóa đơn tài chính mà chỉ cần có hợp đồng thuê tài sản, chứng từ trả tiền thuê tài sản và chứng từ nộp thuế thay cho cá nhân ( nếu hợp đồng thuê tài sản có thoả thuận doanh nghiệp nộp thuế thay cho cá nhân) là đủ điều kiện để Công ty tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN.

Quy định về hạch toán khoản chi tiền điện, tiền nước vào chi phí hợp lí

Thông tư số 96/2015/TT-BTC đã bỏ quy định DN phải lập bảng kê theo mẫu số 02/TNDN ban hành kèm theo Thông tư 78/2014/TT-BTC khi trực tiếp thanh toán tiền điện, tiền nước cho nhà cung cấp hoặc cho chủ sở hữu cho thuê địa điểm kinh doanh. Theo đó DN ký hợp đồng thuê địa điểm sản xuất kinh doanh thanh toán tiền điện, nước cho nhà cung cấp hoặc chủ sở hữu cho thuê có đầy đủ hóa đơn chứng từ và hợp đồng thuê địa điểm thì được hạch toán vào chi phí hợp lí khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN.

Chi phí đi công tác mà trả bằng thẻ ngân hàng mang tên cá nhân có hóa đơn tài chính từ 20 triệu đồng trở lên có thỏa mãn điều kiện thanh toán không dùng tiền mặt để được tính vào chi phí được trừ hay không?

Quy định hiện nay cho phép doanh nghiệp cử người lao động đi công tác (bao gồm công tác trong nước và công tác nước ngoài) nếu có phát sinh chi phí từ 20 triệu đồng trở lên; chi phí mua vé máy bay mà các khoản chi phí này được thanh toán bằng thẻ ngân hàng của cá nhân thì đủ điều kiện là hình thức thanh toán không dùng tiền mặt và tính vào chi phí được trừ nếu đáp ứng đủ các điều kiện sau: Có hóa đơn, chứng từ phù hợp; DN có quyết định hoặc văn bản cử người lao động đi công tác; Quy chế tài chính hoặc quy chế nội bộ của doanh nghiệp cho phép người lao động được phép thanh toán khoản công tác phí, mua vé máy bay bằng thẻ ngân hàng do cá nhân là chủ thẻ và khoản chi này sau đó được doanh nghiệp thanh toán lại cho người lao động.

Quy định về phụ cấp tiền đi công tác như sau:

Thông tư 96/2015/TT-BTC đã bỏ mức khống chế đối với khoản chi phụ cấp cho người lao động đi công tác, doanh nghiệp được tính vào chi phí được trừ nếu có hóa đơn, chứng từ theo quy định và phù hợp với quy chế tài chính hoặc quy chế nội bộ của DN.

Theo quy định của pháp luật thuế các khoản thu sau không tương ứng với doanh thu tính thuế nhưng vẫn được tính vào chi phí hợp lí khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN:

- Các khoản thực chi cho hoạt động phòng, chống HIV/AIDS tại nơi làm việc của doanh nghiệp,

-  Khoản thực chi để thực hiện nhiệm vụ giáo dục quốc phòng và an ninh, huấn luyện, hoạt động của lực lượng dân quân tự vệ và phục vụ các nhiệm vụ quốc phòng, an ninh khác theo quy định của pháp luật có liên quan.

-  Khoản thực chi để hỗ trợ cho tổ chức Đảng, tổ chức chính trị xã hội trong doanh nghiệp.

-  Khoản chi cho hoạt động giáo dục nghề nghiệp và đào tạo nghề nghiệp cho người lao động bao gồm: Chi phí trả cho người dạy, tài liệu học tập, thiết bị dùng để hoạt động giáo dục nghề nghiệp, vật liệu thực hành, các chi phí khác hỗ trợ cho người học;  Chi phí đào tạo của doanh nghiệp cho người lao động được tuyển dụng vào làm việc tại doanh nghiệp.

- Khoản chi có tính chất phúc lợi chi trực tiếp cho người lao động như: chi đám hiếu, hỷ của bản thân và gia đình người lao động; chi nghỉ mát, chi hỗ trợ điều trị; chi hỗ trợ bổ sung kiến thức học tập tại cơ sở đào tạo; chi hỗ trợ gia đình người lao động bị ảnh hưởng bởi thiên tai, địch họa, tai nạn, ốm đau; chi khen thưởng con của người lao động có thành tích tốt trong học tập; chi hỗ trợ chi phí đi lại ngày lễ, tết cho người lao động; chi bảo hiểm tai nạn, bảo hiểm sức khỏe, bảo hiểm tự nguyện khác cho người lao động (trừ khoản chi mua bảo hiểm nhân thọ cho người lao động, bảo hiểm hưu trí tự nguyện cho người lao động); và những khoản chi có tính chất phúc lợi khác. Tổng số chi có tính chất phúc lợi nêu trên không quá 01 tháng lương bình quân thực tế thực hiện trong năm tính thuế của doanh nghiệp.

- Các khoản chi khác mang tính chất đặc thù, phù hợp theo từng ngành nghề, lĩnh vực theo văn bản hướng dẫn của Bộ Tài chính.

Một số tình huống NNT thường gặp sai sót khi hạch toán các khoản chi phí được trừ và không được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN cụ thể như sau:

+ Trường hợp DN uỷ quyền cho cá nhân là người lao động của DN, sử dụng thẻ ngân hàng, thẻ tín dụng mang tên cá nhân để thanh toán tiền mua hàng hoá, dịch vụ, sau đó về thanh toán lại với DN thì DN được kê khai khấu trừ thuế GTGT đầu vào và được tính trừ chi phí khi tính thuế TNDN, nếu có đủ hồ sơ, chứng từ chứng minh hàng hoá, dịch vụ được sử dụng cho SXKD của DN gồm: Hoá đơn mua hàng hoá, dịch vụ mang tên công ty; Hồ sơ liên quan đến việc DN uỷ quyền cho cá nhân thanh toán và sau đó DN thanh toán lại; Chứng từ chuyển tiền từ thẻ của cá nhân cho người bán và chứng từ chuyển tiền từ tài khoản của công ty cho cá nhân.

+ Vướng mắc khi hạch toán khoản chi phí đi lại và lưu trú tại Việt Nam do Công ty chi trả cho chủ Công ty TNHH MTV là người nước ngoài không nhận tiền lương thì các khoản chi này được coi là tiền lương, tiền công của chủ Công ty TNHH MTV (do một cá nhân làm chủ) trực tiếp tham gia điều hành sản xuất kinh doanh không được trừ khi tính thu nhập chịu thuế TNDN.