Hướng dẫn chi tiết cách dùng hàm advanced filter trong excel

(ĐSPL) - Trong Microsoft Excel, trường hợp bạn đã tạo xong một bảng dữ liệu nhưng lúc in ra thì chỉ muốn in theo một điều kiện nhất định mà không phải là toàn bộ cả bảng. Khi đó bạn chỉ cần sử dụng chức năng Advance Filter của Microsoft Excel để lọc dữ liệu trước khi in.

Hôm nay chúng tôi sẽ bổ sung thêm vào loạt bài tổng hợp những thủ thuật Excel, cách dùng hàm advanced filter trong excel để lọc dữ liệu trên bảng tính. Chức năng này giúp bạn lọc dữ liệu giống như chức năng của Auto Filter nhưng lại không bị hạn chế về các điều kiện lọc như của Auto Filter.

Cách dùng hàm advanced filter trong excel

Đầu tiên để dùng chức năng Advance Filter thì bảng dữ liệu của bạn phải tuân thủ theo các yêu cầu dưới đây:

- Phải chừa ít nhất 3 dòng trống trên cùng của bảng dữ liệu.

- Chỉ sử dụng một dòng duy nhất để làm tiêu đề cho bảng dữ liệu của bạn.

- Hủy tất cả các merge trong bảng dữ liệu.

Khi sử dụng Advance Filter thì bạn sẽ cần phải dùng tới một bảng phụ để làm điều kiện so sánh khi lọc dữ liệu từ bảng dữ liệu chính của bạn. Và bảng phụ này bắt buộc phải dùng tiêu đề của cột dữ liệu bạn cần lọc từ bảng chính làm tiêu chí lọc, chính vì vậy cho nên bạn phải copy tiêu đề cột dữ liệu bạn cần lọc trong bảng chính và dán vào dòng tiêu đề điều kiện cần lọc nằm ở bảng phụ. Và Advance Filter chỉ có thể lọc 1 lần với 2 điều kiện cho 1 cột dữ liệu.

Hãy theo dõi ví dụ dưới đây để nắm bắt trực quan hơn về cách dùng hàm advance filter trong excel.

Ví dụ: Ta có một bảng dữ liệu như sau:

Yêu cầu lọc dữ liệu với các mặt hàng có Price > 50 và sử dụng chức năng Advance Filter.

TẠO BẢNG ĐIỀU KIỆN

Đầu tiên, bạn cần phải tạo một bảng phụ dùng để lọc dữ liệu từ bảng chính.

Bước 1: Chọn Price → copy.

Bước 2: Dán vào một ô trống bất kỳ. Và đặt điều kiện để lọc cho nó. Trong ví dụ này đặt điều kiện là lọc các mặt hàng có giá lớn hơn 50$.

Như vậy bạn đã có được một bảng phụ để lọc dữ liệu.

SỬ DỤNG CHỨC NĂNG ADVANCE FILTER

Bước 1: Nhấp chuột trái vào ô bảng dữ liệu chính. Vào Data → chọn Advance Filter.

Bước 2: Trong ô List Range chính là vùng dữ liệu chính bạn muốn lọc. Khi bạn chọn chức năng Advance Filter thì Excel sẽ tự động chọn bảng dữ liệu cho bạn (vùng được bao quanh bởi các đường nhấp nháy).

Nếu như Excel chọn không đúng vùng dữ liệu thì bạn có thể chọn lại bằng cách click chuột vào nút nằm ngoài cùng của ô List Range và chọn lại vùng dữ liệu mà bạn mong muốn.

Bước 3: Trong ô Criteria range, chọn bảng phụ đã tạo.

Bước 4: Trong bảng Advance Filter sẽ có 2 mục chọn là:

- Filter the list, in-place: dùng để lọc dữ liệu và cho ra kết quả ở chính bảng lọc. Các dữ liệu không phù hợp sẽ bị xóa đi.

- Copy to another location: lọc dữ liệu và copy chúng vào một khu vực khác.

Trong ví dụ này chúng ta sẽ tick chọn Copy to another location → trong ô Copy to bạn click vào một ô trống ngoài vùng dữ liệu → OK.

Kết quả đạt được sau khi lọc dữ liệu:

Khi bạn thực hiện thao tác trên bảng tính thì các thao tác lọc dữ liệu theo điều kiện là phần rất quan trọng và không thể thiếu. Mong rằng bài viết cách dùng hàm advanced filter trong excel này đã giúp các bạn có thêm kinh nghiệm sử dụng chức năng Advanced Filter trong Excel.

Ngoài ra còn rất nhiều kinh nghiệm hay về cách chuyển đổi định dạng file FDF mà chúng tôi đã tổng hợp. Bạn có thể tham khảo thêm để áp dụng trong thực tế công việc nhé.

Huỳnh Kiên(Tổng hợp)