Bộ Tài chính giải đáp thông tin liên quan quy định của pháp luật kế toán và pháp luật về lưu trữ

Trên Cổng thông tin điện tử Bộ Tài chính, người dân hỏi: 

Từ năm 2019 đến hết tháng 6 năm 2025 tôi chưa nộp tài liệu kế toán vào lưu trữ vì tôi và chuyên viên lưu trữ chưa thống nhất được cách lưu.

Tôi thì sắp xếp và đóng chứng từ kế toán theo Phụ lục V (Quy trình in, sắp xếp, đóng để lưu trữ tài liệu kế toán) kèm theo Thông tư số 24/2024/TT-BTC ngày 17/4/2024 của Bộ trưởng Bộ Tài chính, nhưng chuyên viên lưu trữ thì bảo tôi phải làm theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ. Cụ thể như sau: 1. Chuyên viên phụ trách lưu trữ đề nghị đánh số thứ tự trên chứng từ bằng viết bút chì; 2. Đối với Bảng kê chứng từ kế toán (mẫu LK01) chuyên viên phụ trách lưu trữ không đồng ý ký giữa người giao và nhận, đồng thời không đồng ý nhận Bảng liệt kê chứng từ kế toán (mẫu LK01); 3. Chuyên viên phụ trách lưu trữ không đồng ý nhận chứng từ là phiếu thu và phiếu chi (lưu ý: Phiếu thu, phiếu chi dùng để ghi sổ kế toán) vì những chứng từ đó có thời hạn lưu trữ 05 năm; 4. Tập sổ quỹ tiền mặt chuyên viên phụ trách lưu trữ đề nghị xác định thời hạn bảo quản là 05 năm; 5. Chuyên viên phụ trách lưu trữ đề nghị đánh số thứ tự theo ngày nhỏ đến lớn; 6. Chuyên viên phụ trách lưu trữ đề nghị đánh mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu: cột số tờ/ số trang là đánh số quyển đối với chứng từ kế toán được đóng quyển; 7. Chuyên viên phụ trách lưu trữ đề nghị các chứng từ kế toán phải đóng hộp và dán phông đơn vị.

Nhờ Quý Bộ giải đáp là Chuyên viên lưu trữ hướng dẫn tôi làm như thế là đúng hay sai. Và tôi phải làm như thế nào để đúng theo quy định pháp luật. Tôi thành thật cảm ơn Quý Bộ. 

Bộ Tài chính phản hồi như sau:

Theo quy định của Luật Kế toán, tài liệu kế toán phải được bảo quản đầy đủ, an toàn trong quá trình sử dụng và lưu trữ; phải đưa vào lưu trữ trong thời hạn 12 tháng kể từ ngày kết thúc kỳ kế toán năm hoặc kết thúc công việc kế toán. Người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán chịu trách nhiệm tổ chức bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán.

Nghị định số 174/2016/NĐ-CP quy định cụ thể thời hạn lưu trữ tài liệu kế toán theo từng loại tài liệu, gồm lưu trữ tối thiểu 05 năm, tối thiểu 10 năm và lưu trữ vĩnh viễn. Trong đó, chứng từ kế toán không sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính được lưu trữ tối thiểu 05 năm; chứng từ kế toán sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính, sổ kế toán, báo cáo tài chính, báo cáo quyết toán và tài liệu khác có liên quan trực tiếp đến ghi sổ kế toán, lập báo cáo tài chính được lưu trữ tối thiểu 10 năm.

Đối với tài liệu kế toán của các đơn vị áp dụng Thông tư số 24/2024/TT-BTC ngày 17/4/2024 của Bộ trưởng Bộ Tài chính hướng dẫn Chế độ kế toán hành chính, sự nghiệp, Phụ lục V ban hành kèm theo Thông tư này hướng dẫn quy trình in, sắp xếp, đóng để lưu trữ tài liệu kế toán. Theo đó, tài liệu kế toán trước khi đưa vào lưu trữ phải được kiểm tra, đối chiếu, bảo đảm đầy đủ hồ sơ, tài liệu có liên quan đến việc hạch toán, ghi sổ kế toán; tài liệu đưa vào lưu trữ phải là tài liệu đã hoàn chỉnh, có đầy đủ yếu tố pháp lý, được sắp xếp, phân loại và đóng thành tập chắc chắn. Đồng thời, điểm b mục 2 Phụ lục V quy định kế toán trưởng/phụ trách kế toán chịu trách nhiệm trực tiếp triển khai, phân công việc in, sắp xếp, bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán; cử người làm nhiệm vụ bảo quản, lưu trữ hồ sơ, tài liệu kế toán khi tài liệu đang thuộc sự quản lý của kế toán. Quy định này cho thấy Phụ lục V hướng dẫn việc in, sắp xếp, đóng, bảo quản và lưu trữ tài liệu kế toán trong giai đoạn tài liệu kế toán còn thuộc phạm vi quản lý của bộ phận kế toán, đồng thời quy định việc chuẩn bị và bàn giao tài liệu kế toán sang bộ phận lưu trữ hoặc cơ quan lưu trữ theo quy định.

Trường hợp đơn vị chuyển hồ sơ, tài liệu kế toán cho bộ phận lưu trữ riêng của đơn vị hoặc cơ quan lưu trữ thì việc bàn giao được thực hiện theo mục 3.5 Phụ lục V ban hành kèm theo Thông tư số 24/2024/TT-BTC.

Sau khi tài liệu kế toán đã được bàn giao vào lưu trữ, việc tiếp nhận, lập hồ sơ nộp lưu, quản lý, bảo quản, sắp xếp, khai thác và sử dụng hồ sơ, tài liệu được thực hiện theo quy định của pháp luật về lưu trữ, pháp luật về công tác văn thư và quy chế lưu trữ của cơ quan, đơn vị.

Như vậy, quy định của pháp luật kế toán và pháp luật về lưu trữ có phạm vi điều chỉnh khác nhau nhưng có mối quan hệ kế tiếp nhau trong quá trình quản lý tài liệu kế toán; do đó, việc thực hiện các quy định tại Phụ lục V Thông tư số 24/2024/TT-BTC không thay thế và cũng không làm ảnh hưởng đến việc thực hiện các quy định của pháp luật về lưu trữ đối với hồ sơ, tài liệu sau khi đã được giao nộp vào lưu trữ.