Thủ tục bàn giao xe ô tô cho nhân viên lái xe như thế nào

Biên bản bàn giao là gì?

Hiện tại, trong quá trình làm việc, người lao động thường cần sử dụng phương tiện giao thông của công ty để di chuyển và thực hiện nhiệm vụ công việc. Điều này thường xảy ra đều đặn và liên tục. Tuy nhiên, phương tiện này, đặc biệt là ô tô, là một phần tài sản quan trọng của công ty. Do đó, khi công ty giao ô tô cho nhân viên sử dụng trong công việc, họ thường lập một biên bản bàn giao xe cho nhân viên nhằm ghi chép và xác nhận việc này.

Biên bản bàn giao xe cho nhân viên là một tài liệu quan trọng, được sử dụng để ghi chép quá trình bàn giao xe ô tô hoặc xe gắn máy giữa các bên theo hợp đồng hoặc thỏa thuận, nhằm phục vụ cho hoạt động kinh doanh của công ty. Vì vậy, biên bản này phải chứa đầy đủ thông tin về cả người bàn giao xe và người nhận xe, bao gồm loại xe, tình trạng của xe, và giấy tờ liên quan đến xe. Cả hai bên cũng thường cam kết các điều khoản chung về việc sử dụng xe, đặc biệt là việc chỉ sử dụng xe cho mục đích công việc.

Biên bản bàn giao xe này thường được ký kết và lập ra ngay sau khi xe được giao cho nhân viên. Trước khi ký xác nhận việc nhận xe, người lao động thường có trách nhiệm kiểm tra tình trạng thực tế của xe để đảm bảo rằng nó tương ứng với những thông tin ghi trong biên bản. Biên bản bàn giao xe cho nhân viên có giá trị pháp lý và có thể được sử dụng làm bằng chứng trong trường hợp xảy ra sự cố hoặc cần phải giao nộp cho các cơ quan có thẩm quyền.

Ảnh minh họa

Thủ tục bàn giao xe ô tô cho nhân viên lái xe như thế nào

Trước khi bàn giao:

Giai đoạn chuẩn bị đóng vai trò then chốt, đảm bảo quá trình bàn giao diễn ra suôn sẻ và không phát sinh các vấn đề không đáng có.

Kiểm Tra và Đảm Bảo Tình Trạng Xe: Trước khi tiến hành bàn giao, bộ phận quản lý xe hoặc bộ phận kỹ thuật cần tiến hành kiểm tra tổng thể tình trạng xe. Việc này bao gồm kiểm tra ngoại thất (vết trầy xước, móp méo), nội thất (tình trạng ghế, taplo, các chi tiết nhựa), hệ thống điện (đèn, còi, điều hòa), hệ thống vận hành (động cơ, phanh, lái, hộp số), lốp xe (áp suất, độ mòn), và các trang thiết bị đi kèm (kích, lốp dự phòng, dụng cụ sửa chữa cơ bản). Mọi hư hỏng hoặc vấn đề cần được ghi nhận chi tiết.

Hoàn Tất Các Thủ Tục Pháp Lý Liên Quan Đến Xe: Đảm bảo rằng xe đã được đăng ký đầy đủ, có giấy chứng nhận đăng kiểm còn hiệu lực, bảo hiểm xe (nếu có) đang trong thời hạn, và các giấy tờ liên quan khác theo quy định của pháp luật. Bản sao của các giấy tờ này nên được chuẩn bị để cung cấp cho nhân viên lái xe.

Chuẩn Bị Hồ Sơ Bàn Giao: Hồ sơ bàn giao cần được chuẩn bị đầy đủ, bao gồm:

Biên bản bàn giao xe (thường được lập thành hai bản, mỗi bên giữ một bản).

Bản sao giấy đăng ký xe.

Bản sao giấy chứng nhận đăng kiểm.

Bản sao giấy chứng nhận bảo hiểm xe (nếu có).

Danh mục các trang thiết bị đi kèm theo xe.Hướng dẫn sử dụng xe (nếu có).

Các quy định liên quan đến việc sử dụng và bảo quản xe của công ty.

Thông Báo và Sắp Xếp Lịch Bàn Giao: Nhân viên lái xe cần được thông báo trước về thời gian và địa điểm bàn giao xe để có sự chuẩn bị tốt nhất.

Bàn giao xe

Quá trình bàn giao xe cần được thực hiện một cách cẩn thận và có sự chứng kiến của cả người giao và người nhận.

Đối Chiếu Thông Tin: Tại thời điểm bàn giao, người giao và người nhận cần đối chiếu các thông tin trong hồ sơ bàn giao với thực tế của xe và các giấy tờ liên quan.

Kiểm Tra Tình Trạng Xe Lần Cuối Cùng: Nhân viên lái xe cần trực tiếp kiểm tra lại tình trạng xe, đối chiếu với biên bản kiểm tra trước đó. Nếu phát hiện bất kỳ sai sót hoặc hư hỏng mới nào, cần ghi nhận ngay vào biên bản bàn giao.

Kiểm Tra Các Trang Thiết Bị Đi Kèm: Đảm bảo rằng tất cả các trang thiết bị được liệt kê trong danh mục đều có mặt và hoạt động bình thường.

Hướng Dẫn Sử Dụng Xe và Các Tính Năng Đặc Biệt: Người giao có trách nhiệm hướng dẫn nhân viên lái xe về các thao tác cơ bản, các tính năng đặc biệt của xe (nếu có), và các lưu ý quan trọng trong quá trình sử dụng.

Giải Thích Các Quy Định Liên Quan: Người giao cần giải thích rõ ràng các quy định của công ty về việc sử dụng, bảo quản, bảo dưỡng xe, cũng như trách nhiệm của nhân viên lái xe trong quá trình sử dụng xe.

Ký Biên Bản Bàn Giao: Sau khi cả hai bên đã thống nhất về tình trạng xe và các thông tin liên quan, biên bản bàn giao cần được ký và ghi rõ họ tên của cả người giao và người nhận.

Sau khi bàn giao

Sau khi hoàn tất thủ tục bàn giao, cần có các bước tiếp theo để đảm bảo việc quản lý và sử dụng xe được hiệu quả.

Lưu Trữ Hồ Sơ: Bộ phận quản lý xe cần lưu trữ cẩn thận biên bản bàn giao và các giấy tờ liên quan.

Cập Nhật Thông Tin Quản Lý Xe: Hệ thống quản lý xe của công ty cần được cập nhật thông tin về người đang sử dụng chiếc xe đó.

Hướng Dẫn Về Bảo Dưỡng và Sửa Chữa: Cung cấp cho nhân viên lái xe thông tin về quy trình bảo dưỡng định kỳ, địa điểm bảo dưỡng được ủy quyền, và các bước cần thực hiện khi xe gặp sự cố.

Theo Dõi và Đánh Giá: Bộ phận quản lý cần theo dõi quá trình sử dụng xe của nhân viên, thu thập phản hồi và đánh giá để có những điều chỉnh phù hợp (nếu cần).

Tài xế lái xe kinh doanh vận tải cần mang theo giấy tờ gì khi tham gia giao thông đường bộ?

Căn cứ khoản 1 Điều 56 Luật Trật tự, an toàn giao thông đường bộ 2024 quy định về điều kiện của người điều khiển phương tiện tham gia giao thông đường bộ như sau:

Điều kiện của người điều khiển phương tiện tham gia giao thông đường bộ

1. Người lái xe tham gia giao thông đường bộ phải đủ tuổi, sức khỏe theo quy định của pháp luật; có giấy phép lái xe đang còn điểm, còn hiệu lực phù hợp với loại xe đang điều khiển do cơ quan có thẩm quyền cấp, trừ người lái xe gắn máy quy định tại khoản 4 Điều này. Khi tham gia giao thông đường bộ, người lái xe phải mang theo các giấy tờ sau đây:

a) Chứng nhận đăng ký xe hoặc bản sao Chứng nhận đăng ký xe có chứng thực kèm bản gốc giấy tờ xác nhận của tổ chức tín dụng, chi nhánh ngân hàng nước ngoài còn hiệu lực trong trường hợp xe đang được thế chấp tại tổ chức tín dụng, chi nhánh ngân hàng nước ngoài;

b) Giấy phép lái xe phù hợp với loại xe đang điều khiển;

c) Chứng nhận kiểm định an toàn kỹ thuật và bảo vệ môi trường đối với xe cơ giới theo quy định của pháp luật;

d) Chứng nhận bảo hiểm bắt buộc trách nhiệm dân sự của chủ xe cơ giới.

Như vậy, khi tham gia giao thông đường bộ, người lái xe phải mang theo các giấy tờ sau đây:

- Chứng nhận đăng ký xe hoặc bản sao Chứng nhận đăng ký xe có chứng thực kèm bản gốc giấy tờ xác nhận của tổ chức tín dụng, chi nhánh ngân hàng nước ngoài còn hiệu lực trong trường hợp xe đang được thế chấp tại tổ chức tín dụng, chi nhánh ngân hàng nước ngoài;

- Giấy phép lái xe phù hợp với loại xe đang điều khiển;

- Chứng nhận kiểm định an toàn kỹ thuật và bảo vệ môi trường đối với xe cơ giới theo quy định của pháp luật;

- Chứng nhận bảo hiểm bắt buộc trách nhiệm dân sự của chủ xe cơ giới.

Tại Điều 8 Nghị định 158/2024/NĐ-CP có quy định:

Kinh doanh vận tải hàng hóa bằng xe ô tô...

8. Đơn vị kinh doanh vận tải hàng hóa phải cấp cho lái xe Giấy vận tải trong quá trình vận chuyển hàng hóa trên đường. Giấy vận tải phải có xác nhận (ký, ghi rõ họ và tên) khối lượng hàng hóa đã xếp lên phương tiện của chủ hàng (hoặc người được chủ hàng ủy quyền) hoặc đại diện đơn vị, cá nhân thực hiện việc xếp hàng.

9. Khi vận chuyển hàng hóa, lái xe phải mang theo Giấy vận tải (Giấy vận chuyển) bằng văn bản giấy hoặc phải có thiết bị để truy cập vào phần mềm thể hiện nội dung của Giấy vận tải và các giấy tờ của lái xe và phương tiện theo quy định của pháp luật. Đơn vị kinh doanh vận tải và lái xe không được chở hàng vượt quá khối lượng cho phép tham gia giao thông....

Theo đó, khi kinh doanh vận tải hàng hóa thì lái xe phải mang theo Giấy vận tải (Giấy vận chuyển) bằng văn bản giấy hoặc phải có thiết bị để truy cập vào phần mềm thể hiện nội dung.