Từ 1/7, chụp ảnh công chứng viên chứng kiến việc ký văn bản, lưu trong hồ sơ

Từ ngày 1/7/2025, Luật Công chứng 2024 chính thức có hiệu lực, mang đến hàng loạt thay đổi lớn trong quy trình công chứng tại Việt Nam.

Luật có nhiều quy định mới nhằm nâng cao tính minh bạch và bảo đảm an toàn pháp lý cho các giao dịch.

Chụp ảnh công chứng viên chứng kiến việc ký văn bản

Tại Điều 46 Nghị định 104/2025/NĐ-CP (Nghị định quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành luật công chứng) quy định chụp ảnh công chứng viên chứng kiến việc ký văn bản công chứng như sau:

Việc chụp ảnh công chứng viên chứng kiến việc ký văn bản công chứng theo quy định tại khoản 1 Điều 50 của Luật Công chứng được thực hiện theo quy định tại Điều này, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.

Ảnh chụp phải đáp ứng các yêu cầu sau đây:

+ Nhận diện được người ký văn bản công chứng và công chứng viên thực hiện việc công chứng.

+ Rõ ràng, sắc nét, không dễ bay màu hoặc phai mực; không được cắt ghép, chỉnh sửa, thêm, bớt chi tiết hoặc bối cảnh.

+ Được in màu hoặc đen trắng trên giấy A4; trường hợp sử dụng giấy in ảnh chuyên dụng thì kích thước ảnh tối thiểu là 13cm X 18cm.

Trường hợp việc điểm chỉ được thực hiện thay cho việc ký thì ảnh chụp công chứng viên chứng kiến việc điểm chỉ cũng được thực hiện theo quy định tại Điều này.

Trường hợp việc công chứng có người làm chứng, người phiên dịch thì việc chụp ảnh người làm chứng, người phiên dịch ký hoặc điểm chỉ trước sự chứng kiến của công chứng viên được thực hiện theo quy định tại Điều này.

Trường hợp có nhiều người tham gia giao dịch ký văn bản công chứng tại cùng một thời điểm và cùng một địa điểm thì có thể chụp ảnh từng người ký trước sự chứng kiến công chứng viên hoặc chụp ảnh chung tất cả những người ký trước sự chứng kiến công chứng viên; ảnh chụp phải bảo đảm các yêu cầu quy định tại Điều này.

Trường hợp nhiều người tham gia giao dịch ký văn bản công chứng tại các thời điểm hoặc địa điểm khác nhau thì chụp ảnh người ký văn bản công chứng trước sự chứng kiến của công chứng viên tại các thời điểm hoặc địa điểm tương ứng; ảnh chụp phải bảo đảm các yêu cầu quy định tại Điều này.

Ảnh chụp là một thành phần của hồ sơ công chứng, chỉ được lưu trữ và sử dụng theo quy định pháp luật về lưu trữ hồ sơ công chứng.

Trường hợp người yêu cầu công chứng và công chứng viên thấy cần thiết thì có thể quay phim quá trình diễn ra việc các bên tham gia giao dịch ký văn bản công chứng; tư liệu hình ảnh là một thành phần của hồ sơ công chứng, chỉ được lưu trữ và sử dụng theo quy định pháp luật về lưu trữ hồ sơ công chứng.

Không công chứng bản dịch, chỉ chứng thực chữ ký người dịch

Điều 18 Luật Công chứng 2024 quy định một trong những quyền của công chứng viên đó là chứng thực chữ ký người dịch theo quy định của pháp luật về chứng thực. Trong khi đó, trước đây Luật Công chứng 2014 dành hẳn một điều (Điều 61) để quy định về việc công chứng bản dịch của công chứng viên.

Như vậy, Luật Công chứng 2024 đã bỏ nội dung công chứng bản dịch ra khỏi phạm vi công chứng. Thay vào đó, công chứng viên sẽ có thêm thẩm quyền thực hiện chứng thực chữ ký người dịch, bên cạnh việc chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký cá nhân.

Bản dịch đã được công chứng trước ngày 1/7/2025 tiếp tục có giá trị sử dụng; trường hợp có nhu cầu sử dụng bản dịch thì thực hiện thủ tục chứng thực chữ ký người dịch.

Người dân có nhu cầu chứng thực chữ ký người dịch có thể thực hiện tại UBND cấp xã, tổ chức hành nghề công chứng…

Trước đó, khi trình dự án Luật lên Quốc hội, Chính phủ cho biết, việc xác định bản dịch thuộc phạm vi công chứng còn chưa đúng bản chất công chứng vì thực chất đây là việc chứng thực chữ ký người dịch thuộc phạm vi hoạt động chứng thực. Do đó, quy định về công chứng bản dịch chưa thực sự phát huy tác dụng trong thực tiễn.

Bổ sung điều kiện công chứng ngoài trụ sở

Theo quy định việc công chứng phải được thực hiện tại trụ sở của tổ chức hành nghề công chứng nhưng có 4 trường hợp sau được thực hiện ngoài trụ sở.

1. Lập di chúc tại chỗ ở theo quy định của Bộ luật Dân sự.

2. Không thể đi lại được vì lý do sức khỏe; đang điều trị nội trú hoặc bị cách ly theo chỉ định của cơ sở y tế.

3. Đang bị tạm giữ, tạm giam; đang thi hành án phạt tù; đang bị áp dụng biện pháp xử lý hành chính.

4. Có lý do chính đáng khác theo quy định của Chính phủ.

Nghị định 104/2025 hướng dẫn cụ thể thêm các trường hợp “lý do chính đáng khác”, bao gồm:

a) Phụ nữ đang mang thai hoặc nuôi con nhỏ dưới 12 tháng tuổi;b) Người cao tuổi, người khuyết tật hoặc có khó khăn trong việc đi lại;c) Người đang thực hiện nhiệm vụ trong lực lượng công an nhân dân, quân đội nhân dân, người đảm nhận chức trách hoặc đang thực hiện công việc được giao theo yêu cầu của cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp nơi họ làm việc mà việc rời khỏi vị trí sẽ ảnh hưởng đến nhiệm vụ, công việc được giao hoặc chức trách mà họ đang đảm nhận;d) Trường hợp bất khả kháng, trở ngại khách quan mà người yêu cầu công chứng không thể đến tổ chức hành nghề công chứng.

Tất cả hoạt động công chứng ngoài trụ sở phải diễn ra tại địa điểm cụ thể, rõ ràng, phù hợp với lý do yêu cầu.

Có thể công chứng trực tuyến, sử dụng chữ ký số

Một bước tiến lớn là việc chính thức cho phép công chứng điện tử, bao gồm cả trực tiếp và trực tuyến. Trong đó:

Công chứng điện tử trực tiếp: Người yêu cầu công chứng vẫn gặp mặt công chứng viên.

Công chứng điện tử trực tuyến: Các bên tham gia ở các địa điểm khác nhau, nhưng cùng ký kết văn bản thông qua nền tảng trực tuyến dưới sự chứng kiến online của công chứng viên.

Dù trực tiếp hay trực tuyến, kết quả sẽ được ký số và tạo thành văn bản công chứng điện tử có giá trị tương đương bản giấy và giá trị pháp lý như bản gốc.

Đặc biệt, quy trình công chứng điện tử vẫn phải chụp ảnh quá trình ký văn bản, đảm bảo theo đúng quy định mới của Luật.