Những điều cơ bản nhất trong cách sử dụng hàm Subtotal trong Excel

(ĐSPL) - Excel là một công cụ kế toán hữu ích giúp lưu trữ, thống kê và tính toán số liệu một cách chuyên nghiệp. Trong bài này chúng ta sẽ cùng tìm hiểu những cách sử dụng hàm Subtotal trong Excel.

1. Hàm Subtotal là gì?

Hàm Subtotal là hàm đã xuất hiện ngay từ trong những phiên bản Excel đầu tiên và ngày càng được hoàn thiện hơn. Hàm dùng để tính tổng phụ của một danh sách hay một cơ sở dữ liệu.

Mỗi đối số trong hàm Subtotal sẽ ứng với một phép toán tương ứng, bạn cần nhớ những đối số này để thực hiện các phép tính.

2. Cách sử dụng hàm Subtotal trong Excel

Excel là một công cụ rất hữu ích không chỉ sử dụng trong chuyên ngành kế toán mà còn ở rất nhiều lĩnh vực khác nhau, Subtotal là một hàm rất quan trọng mà bạn cần nhớ khi bắt tay vào học và làm việc cùng Excel.

• Function_num là các con số từ 1 đến 11 hay từ 101 đến 111 tương ứng với cần hàm mà bạn cần tính.

Ví dụ: Khi bạn nhập SUBTOTAL(9,D4,D15) thì hàm subtotal sẽ hoạt động giống như hàm SUM tính tổng tất cả các giá trị từ hàng thứ 4 đến hàng thứ 15 của cột D.

• Ref1, Ref2,…. Là những vùng địa chỉ tham chiếu mà bạn muốn thực hiện phép tính đó. Ref1 là phạm vi hoặc tham chiếu được đặt lên đầu tiên, bắt buộc phải có.

Đối với cách sử dụng hàm Subtotal trong Excel bạn cần lưu ý:

• Hàm Subtotal sẽ không tính các giá trị hàm khác lồng trong Ref1, Ref1, … để tránh trường hợp phép tính bị tính 2 lần.

• Với các đối số từ 1 – 11, hàm Subtotal tính cả các giá trị ẩn trong tập số liệu (hàng ẩn).

• Đối với các đối số từ 101 đến 111 thì hàm SUBTOTAL chỉ tính toán cho các giá trị không ẩn trong tập số liệu (bỏ qua các giá trị ẩn).

• Hàm SUBTOTAL sẽ bỏ qua không tính toán tất cả các hàng bị ẩn bởi lệnh Filter (Auto Filter) không phụ thuộc vào đối số function_num được dùng

• Hàm Subtotal chỉ dùng để tính toán các số liệu theo hàng dọc chứ không tính được các giá trị theo hàng ngang.

• Hàm Subtotal chỉ dùng để tính các dữ liệu dưới định dạng 2D, nếu ở định dạng 3D chương trình sẽ báo lỗi.

Sau đây chúng ta cùng xem một số ví dụ để biết rõ hơn về cách sử dụng hàm Subtotal trong Excel:

Trên đây là những hướng dẫn cách sử dụng hàm Subtatal trong Excel để tính các phép tính cơ bản. các bạn hãy thực hành ngay để hiểu và nắm rõ cách thực hiện nhé! Ngoài ra, bạn cũng nên tìm hiểu các cách dùng hàm Vlook up trong Excel và cách dùng hàm nhân trong Excel để có thể sử dụng hiệu quả nhất.

Lê Phương(Tổng hợp)