10 công cụ miễn phí giúp bạn làm việc hiệu quả hơn

(ĐSPL) - Để việc kinh doanh của bạn được suôn sẻ hơn, nhẹ nhàng hơn thì bạn không nên bỏ qua các công cụ được hưởng từ sự phát triển của nền công nghệ. Sau đây là những công cụ tối ưu nên sử dụng cho những doanh nghiệp nhỏ, những cá nhân bước đầu khởi nghiệp:

Truyền thông đa phương tiện:

1. Bitrix24

Với tính năng đa dạng, Bitrix24 là sự tổng hợp của các công cụ như quản lý quan hệ khách hàng, quản lý dự án, lên kế hoạch hoạt động, chia sẻ file nội bộ… Đặc biệt đối với các doanh nghiệp nhỏ, với số lượng nhỏ hơn 12 nhân viên sẽ được miễn phí, doanh nghiệp hoàn toàn có thể mở rộng thêm số lượng nhân viên bằng việc tăng chi phí đầu tư.

Công nghệ cùng các ứng dụng internet ngày càng phát triển với tốc độ chóng mặt kéo theo đó là nhiều tiện ích khiến người dùng internet trở nên tiện lợi hơn bao giờ hết. Trong doanh nghiệp, mạng xã hội cũng đang trở thành một công cụ web không thể thiếu. Nếu như doanh nghiệp không muốn đầu tư vào một thiết kế web quá lớn hoặc mua tên miền mạng xã hội riêng, thì Bitrix24 sẽ là giải pháp phù hợp. 

2. HipChat

HipChat là một công cụ chat nhóm, cho phép truyền và chia sẻ tập tin. Người dùng cá nhân có thể tham gia nhiều cuộc trò chuyện cùng một lúc, cho phép nhân viên làm việc trên nhiều dự án và tiến hành các cuộc hội thoại tin khi cần thiết.

Các thành viên trong nhóm có thể nhanh chóng tạo các phòng chat riêng, tổ chức những buổi họp trực tuyến và theo dõi tiến trình của dự án. Bạn cũng có thể thiết lập tính năng thông báo để đảm bảo mọi người có thể nhận được thông tin. Phiên bản HipChat Basic được cung cấp miễn phí, trong khi phiên bản HipChat Plus với mức phí 2 USD/người/tháng có thêm tính năng chia sẻ màn hình, dung lượng tập tin không giới hạn cùng nhiều tùy chọn quản trị khác.

 3. Zula

Zula là một sản phẩm mới trong lĩnh vực phần mềm chat. Zula tập trung vào sự hợp tác trên di động, bằng cách sử dụng một chiếc điện thoại di động cho phép giao tiếp thông qua các văn bản, đa phương tiện, chia sẻ tập tin và các cuộc gọi hội nghị. Các đội ngũ phía sau Zula tiếp tục đưa hàng triệu chương trình tài trợ để hỗ trợ khởi động giai đoạn đầu của nó.

Lịch trực tuyến:

Khi bạn cần phải sắp xếp giờ của nhân viên hay các cuộc hẹn của khách hàng, các công cụ sau đây có thể giúp:

4. When I Work

Chương trình này ra đời nhằm giúp cho việc quản lí giờ giấc nhân viên và lịch trình quản lý hiệu quả hơn, bạn gần như không thể có một sự nhầm lẫn nào khi làm việc với When I Work . Với yêu cầu nhập dữ liệu tối thiểu, giao diện lịch dựa trên web này cho phép nhân viên duy trì kết nối với lịch trình của họ, cho dù họ đang ở trong văn phòng hoặc tại một địa điểm khác.

5. GenBook

Genbook có thể giúp công ty bạn xử lý việc giữ chỗ cho các dịch vụ trực tuyến. Bạn có thể tối đa hóa việc lập lịch biểu khách hàng, giữ họ quay trở lại, và thậm chí là tích hợp với các bình phẩm của khách hàng đã được xác nhận - điều này quan trọng trong thời đại mà các bình phẩm xuyên tạc có thể làm sụp đổ một công ty hay một sản phẩm. Genbook cung cấp một quy trình dễ dàng để lập lịch trình và tái lập lịch trình 24/7. Bạn cũng có thể nhúng nút Genbook vào trang Facebook của công ty bạn.

Quản lý mật khẩu:

Quản lý mật khẩu là một mối quan tâm cho gần như mọi người, nhưng mật khẩu thường được lưu trữ trong một hệ thống bảo mật kém. Hai công cụ dưới đây sẽ giúp bạn cải thiện an ninh của mình tối ưu nhất.

6. LastPass Enterprise.

LastPass là một trong những phần mềm/ tiện ích quản lý mật khẩu hàng đầu hiện nay, áp dụng công nghệ mã hóa tiên tiến và cực kỳ an toàn. Giúp bạn lưu lại tất cả dữ liệu cá nhân vào một nơi an toàn đã được mã hóa trên máy tính. Và điều quan trọng là từ nay bạn sẽ không cần phải lo lắng về việc phải nhớ và đăng nhập thủ công vào các tài khoản của mình nữa, chỉ với 1 click chuột là bạn đã có thể đăng nhập vào tài khoản của mình một cách rất an toàn rồi. Và nếu như bạn có hàng trăm tài khoản cũng không vấn đề gì cả, tất cả hãy để LastPass lo!

7. Lieberman Enterprise Password Manager

The Password Manager Lieberman tự động tìm và tăng cường mật khẩu máy chủ, mã hóa và lưu trữ chúng trong một cơ sở dữ liệu. Công cụ bảo mật này nhằm vào các phòng ban IT, nơi truy cập vào tài khoản đặc quyền quản trị và chia sẻ đến Windows và Linux. Nó không chỉ tạo ra mật khẩu phức tạp mà nhân viên không cần phải ghi nhớ mà còn hỗ trợ các công cụ xác thực đa yếu tố phổ biến, nó là một công cụ đặc biệt để giữ gìn những giữ liệu đã đực cài đặt.

Theo dõi dự án và hợp tác:

Nhiều nhân viên chủ yếu dựa vào email và các cuộc điện thoại khi họ đang làm việc với một nhóm dự án. Tuy nhiên, chủ đề bất tận và chuỗi phản ứng dễ gây ra sự nhầm lẫn, sai lầm và giảm năng suất. Các công cụ theo dõi sau đây sẽ làm cho nhóm của bạn hoạt động hiệu quả hơn.

8. Producteev

Thoạt nhìn, Producteev giống như một trang quản lý người dùng và các công việc cần làm, dịch vụ trực tuyến này có khả năng tạo ra các nhóm và phân công nhiệm vụ cụ thể cho các thành viên (có thời hạn), cũng như chia sẻ tập tin giữa các thành viên. Ngoài ra, Producteev cũng hỗ trợ thông báo lịch họp qua nhiều phương tiện khác nhau, gồm cả thông báo qua thư điện tử. Nếu sử dụng điện thoại thông minh như iPhone chẳng hạn, bạn cũng có thể sử dụng dịch vụ bằng ứng dụng và thảo luận dự án mọi lúc mọi nơi. Để sử dụng dịch vụ, bạn truy cập vào trang chủ www.producteev.com, nhập địa chỉ vào ô Enter your email address rồi bấm Signup for Free và làm theo các hướng dẫn của dịch vụ.

9. Slack

Khi bạn cùng làm việc với các lập trình viên (hay với các khách hàng, hay với các đối tác kinh doanh), có thể bạn sẽ cần phải trò giao tiếp. Vì email không còn có thể đáp ứng được nhu cầu của các doanh nghiệp ngày nay, nên một hệ thống giao tiếp dành cho doanh nghiệp đã được thiết kế dành cho các lập trình viên. Hệ thống này có tên gọi là Slack.

Slack là một hệ thống truyền đạt thông tin có thể coi như là hệ thống ICQ cũ. Các concept của các kênh và nhóm thì tương tự với ICQ. Cũng có các tin nhắn riêng (private message). Gửi các tệp tin cũng được thực hiện một cách dễ dàng, nhưng tính năng tuyệt vời của Slack dành cho các nhóm phát triển có lẽ là nó có thể giúp lưu lại các đoạn hội thoại và tạo ra một cơ sở dữ liệu về các chủ đề mà đã thảo luận. Do đó, bạn sẽ không cần phải lo lắng về việc mất dữ liệu.

10. Trello

Định nghĩa của nó là " đơn giản hóa việc quản lý dự án." Kết hợp các yếu tố của cả Pinterest và Basecamp HQ, Trello cho phép người dùng tạo ra bảng dự án và dễ dàng quản lý nhân viên và tài nguyên liên kết với mỗi công việc.

Quốc Việt (Theo Webiot)

[mecloud]TxsxWJqAOo[/mecloud]