Hà Nội chính thức ngừng gửi nhận văn bản giấy với doanh nghiệp từ 30/6, ước tính tiết kiệm khoảng 87,5 tỷ đồng mỗi năm

Khẩn trương triển khai theo kế hoạch

Ngày 10/4, UBND thành phố Hà Nội đã ban hành Kế hoạch số 147/KH-UBND về việc triển khai Hệ thống chuyển nhận văn bản điện tử dùng chung giữa tổ chức, doanh nghiệp với cơ quan nhà nước thành phố Hà Nội (gọi tắt là Hệ thống).

Theo mục tiêu của Kế hoạch số 147/KH-UBND, trước ngày 30/6/2026, 100% văn bản giữa tổ chức, doanh nghiệp với cơ quan hành chính thuộc thành phố Hà Nội và ngược lại sẽ được gửi, nhận thông qua Hệ thống.

Nhằm triển khai thực hiện nội dung Biên bản ghi nhớ hợp tác với các Hội, Hiệp hội về việc tăng cường phối hợp trong công tác hỗ trợ doanh nghiệp tiếp cận, thực hiện thủ tục hành chính, sử dụng dịch vụ công trực tuyến và thúc đẩy chuyển đổi số, Trung tâm Phục vụ hành chính công thành phố Hà Nội đang khẩn trương chuẩn bị các điều kiện đưa Hệ thống vào vận hành chính thức.

Vừa qua, Trung tâm đã có văn bản đề nghị Hội Doanh nghiệp trẻ Hà Nội và các Hội, Hiệp hội đẩy mạnh công tác truyền thông thông qua các kênh thông tin của đơn vị, phổ biến tới các hội viên và cộng đồng doanh nghiệp trực thuộc về Hệ thống chuyển nhận văn bản điện tử dùng chung.

Thông tin trên báo Đại biểu nhân dân, Phó Chủ tịch kiêm Tổng Thư ký Hội Doanh nghiệp trẻ Hà Nội (HanoiBA) Trần Văn Minh cho biết, để hỗ trợ các doanh nghiệp tiếp cận Hệ thống chuyển nhận văn bản điện tử dùng chung, đơn vị sẽ phối hợp với Trung tâm Phục vụ hành chính công thành phố Hà Nội tổ chức Hội nghị tập huấn, hướng dẫn sử dụng Hệ thống QLVB_DN dành cho cộng đồng doanh nghiệp.

Hội nghị được tổ chức miễn phí, sẽ giúp các doanh nghiệp nắm bắt phương thức đăng ký tài khoản, xác thực doanh nghiệp trên hệ thống; cách gửi, nhận văn bản điện tử với các cơ quan hành chính. Hướng dẫn doanh nghiệp sử dụng chữ ký số, tra cứu, lưu trữ văn bản, đồng thời hỗ trợ trực tiếp các vướng mắc trong quá trình thao tác…

Kỳ vọng hiệu quả về tài chính, thời gian

Thông tin trên báo Dân trí, Hà Nội hiện có khoảng 370.000 doanh nghiệp và hơn 390.000 tổ chức ngoài khu vực doanh nghiệp đang hoạt động. Mỗi ngày, các đơn vị này phát sinh khối lượng lớn văn bản trao đổi với cơ quan quản lý nhà nước trên nhiều lĩnh vực như đầu tư, xây dựng, giáo dục, y tế, lao động, môi trường hay đất đai.

Theo thống kê, mỗi năm các cơ quan thuộc Hà Nội phát hành khoảng 5 triệu văn bản đến các tổ chức, doanh nghiệp. Ở chiều ngược lại, khu vực doanh nghiệp và tổ chức gửi tới các cơ quan nhà nước khoảng 20 triệu văn bản.

Dù quá trình chuyển đổi số đã được đẩy mạnh trong nhiều năm qua, vẫn còn khoảng 7 triệu văn bản được xử lý hoàn toàn dưới dạng giấy và chưa áp dụng chữ ký số.

Theo đánh giá của đơn vị xây dựng đề án, cùng một quy trình xử lý, văn bản điện tử chỉ mất khoảng 10-15 phút, trong khi văn bản giấy cần từ 50-60 phút để hoàn thành các bước liên quan.

Với khoảng 7 triệu văn bản giấy mỗi năm, số lượng giấy sử dụng được ước tính lên tới gần 35 triệu trang, nếu tính trung bình mỗi văn bản gồm 5 trang.

Theo tính toán của đơn vị xây dựng đề án, việc chuyển đổi sang môi trường điện tử có thể giúp loại bỏ phần lớn chi phí in ấn, sao lưu, lưu trữ hồ sơ giấy và chi phí chuyển phát.

Với giả định chi phí giấy in khoảng 500 đồng mỗi trang và phí chuyển phát trung bình 10.000 đồng cho mỗi văn bản, tổng chi phí phát sinh từ việc xử lý văn bản giấy hiện được ước tính khoảng 87,5 tỷ đồng mỗi năm.

Khoản chi này bao gồm chi phí của cả khu vực nhà nước và khu vực doanh nghiệp trong quá trình in ấn, vận chuyển và xử lý hồ sơ.

Ngoài hiệu quả về tài chính, hệ thống còn được kỳ vọng giúp giảm đáng kể thời gian lao động dành cho các công việc hành chính.

Thời gian trung bình để xử lý và luân chuyển một văn bản giấy hiện nay khoảng 4 giờ, bao gồm các bước in ấn, ký duyệt, sao lưu, chuyển phát và tiếp nhận. Với khối lượng văn bản lớn phát sinh hằng năm, tổng thời gian lao động xã hội dành cho các hoạt động này được ước tính khoảng 28 triệu giờ.

Bên cạnh mục tiêu tiết kiệm chi phí và thời gian, Hà Nội kỳ vọng việc hình thành kênh giao dịch điện tử thống nhất giữa cơ quan nhà nước và doanh nghiệp sẽ góp phần thay đổi thói quen làm việc, thúc đẩy sử dụng hồ sơ điện tử và tạo nền tảng cho quá trình chuyển đổi số trong khu vực công cũng như cộng đồng doanh nghiệp.