PC Thái Nguyên ứng dụng phòng Họp không giấy

Đẩy mạnh ứng dụng chuyển đổi số một cách toàn diện trong mọi lĩnh vực hoạt động SXKD của Công ty, đồng thời thực hiện chủ đề năm 2023 của EVN “Thực hành tiết kiệm, chống lãng phí”, PC Thái Nguyên đã chuyển đổi phòng họp truyền thống sang phòng họp không giấy.

Theo đó từ tháng 4/2023, 100% các cuộc họp (Hội nghị, giao ban định kỳ, họp chuyên môn) do các phòng/ban chức năng của PC Thái Nguyên tổ chức đều được thực hiện theo phương thức Họp không giấy.

Trước mỗi cuộc họp, các phòng/ban chức năng chủ trì sẽ chuẩn bị nội dung, tài liệu, các báo cáo liên quan, cập nhật lên hệ thống, tạo nguồn link tài liệu trên One Drive bằng tài khoản riêng đã được thiết lập và đưa link lên lịch tuần phục vụ các thành phần dự họp. Trước cuộc họp 10 phút, phòng/ban chủ trì cuộc họp sẽ chiếu mã QR lên màn hình chung để các thành phần dự họp truy cập vào kho dữ liệu tiếp cận các tài liệu trực tiếp một cách nhanh chóng, chính xác.

Tài liệu cuộc họp đã được các phòng/ban đưa lên hệ thống và tạo link trên One Drive bằng tài khoản riêng.

Với các hội nghị, cuộc họp thông thường trước đây, bộ phận văn phòng PC Thái Nguyên phải mất nhiều thời gian để tổng hợp tài liệu, báo cáo; thực hiện thủ công in ấn, đóng quyển tài liệu. Đôi lúc các phòng/ban chỉnh sửa bổ sung số liệu, báo cáo khi đã được in ấn đóng quyển gây mất nhiều thời gian.

Khi phân phát tài liệu, có lúc bị nhầm lẫn. Mặt khác, bộ phận Văn phòng phải tính toán đúng số lượng đại biểu, thành phần dự họp để in tài liệu cho đủ số lượng, tránh trường hợp bị thừa hoặc thiếu, gây lãng phí, làm mất thời gian. 

Bà Nguyễn Phương Thủy - Chánh Văn phòng PC Thái Nguyên cho biết: Hàng năm PC Thái Nguyên có đến hàng trăm hội nghị, cuộc họp giao ban, cuộc họp chuyên môn diễn ra.

Thực tế cho thấy những năm qua, có nhiều cán bộ khi tham gia dự họp cũng đã chủ động mang theo máy tính bảng, máy tính xách tay để xem báo cáo, tài liệu của cuộc họp xong chi phí văn phòng phẩm PC Thái Nguyên phải bỏ ra để in ấn tài liệu phục vụ các cuộc họp hàng năm vẫn lên tới hàng trăm triệu đồng, gây lãng phí cũng như tiêu tốn thời gian, nhân lực.

Nhờ có thiết bị CNTT nhỏ gọn, Họp không giấy đã giúp các thành phần dự họp truy cập, tải cùng lúc nhiều tài liệu liên quan đến nội dung cuộc họp. Hơn nữa, nhờ có nhiều thời gian nghiên cứu tài liệu trước nên chất lượng cuộc họp được nâng cao. Việc quản lý, điều hành, xử lý công việc của người đứng đầu thuận lợi, hiệu quả hơn.

Ông Trần Hồ Nam - Bí thư Đảng Ủy, Giám Đốc Công ty chủ trì cuộc họp giao ban tháng.

Trước đó, PC Thái Nguyên đã tiến hành rà soát thực tế và đánh giá hiện trạng, năng lực làm việc của các thiết bị CNTT đã được trang bị những năm vừa qua. Thống kê tổng hợp các máy tính xách tay, máy tính bảng có sẵn đã trang cấp cho các phòng/ban phục vụ SXKD để tận dụng triệt để, tối ưu hóa chi phí mua sắm, trang bị mới nhằm đáp ứng yêu cầu công việc.

Họp không giấy mang lại những hiệu quả rõ rệt, nâng cao chất lượng các cuộc họp. Người tham gia cuộc họp chỉ cần đem theo máy tính bảng, máy tính xách tay là có thể nhanh chóng thao tác, tải tài liệu trên hệ thống để nghiên cứu thay vì phải chuẩn bị in ấn nhiều tài liệu, nhiều văn bản như trước đây.

Ông Lê Mã Phi - Trưởng phòng CNTT PC Thái Nguyên cho biết: Với lợi thế là doanh nghiệp luôn đi đầu trong việc ứng dụng CNTT từ rất sớm, CBCNV có khả năng ứng dụng thành thạo thiết bị máy tính. Do vậy việc triển khai phòng Họp không giấy tại PC Thái Nguyên có nhiều thuận lợi.

PC Thái Nguyên cũng là một trong số ít các doanh nghiệp trên địa bàn tỉnh Thái Nguyên tiên phong thực hiện ứng dụng Họp không giấy. Đây là giải pháp nằm trong chương trình chuyển đổi số của PC Thái Nguyên nhằm góp phần cải cách hành chính, hướng đến xây dựng doanh nghiệp số, phù hợp với xu thế hội nhập.

PV