Cách trả lời mail xác nhận phỏng vấn ngắn gọn nhưng chuyên nghiệp

Vậy cách trả lời mail xác nhận phỏng vấn thế nào là ngắn gọn, súc tích nhưng vẫn chuyên nghiệp để tạo thiện cảm với các nhà tuyển dụng Đồng Tháp, Bến Tre, TPHCM…? Hãy tham khảo ngay gợi ý dưới đây nhé.

Chủ đề email tập trung vào mục đích

Thông tin đầu tiên mà nhà tuyển dụng sẽ thấy khi nhận được email của bạn đó chính là dòng chủ đề. Đây là phần tóm tắt nội dung của email, vì vậy hãy viết đơn gỉan và tập trung vào mục đích.

Cách tốt nhất là sử dụng các từ khóa, bao gồm họ và tên, vị trí công việc, và cụm từ “xác nhận phỏng vấn” hoặc “Interview Confirmation” nếu email được viết bằg tiếng Anh.

Thông qua các từ khóa cụ thể này, người nhận thư sẽ dễ dàng nắm bắt được nội dung và phân loại email, từ đó thuận tiện trong việc lên lịch phỏng vấn cho ứng viên và trả lời câu hỏi nếu có.

Bạn nên tránh viết chủ đề email dài dòng, gây mất chữ và thiếu chuyên nghiệp. Một số cách viết chủ đề đơn giản mà bạn có thể tham khảo như:

- Trần Ngọc A – Xác nhận phỏng vấn – Chuyên viên nhân sự

- Nhân viên IT – Nguyễn Minh Q – Xác nhận phỏng vấn

Bố cục nội dung chính rõ ràng

Nói đến cách trả lời mail xác nhận phỏng vấn mạch lạc và chuyên nghiệp, thì không thể bỏ qua việc nội dung được sắp xếp theo bố cục phù hợp. Một bố cục đầy đủ bao gồm dòng mở đầu, nội dung chính, thắc mắc nếu có và kết thư.

Không ít ứng viên sau khi viết xong chủ đề email liền ngay lập tức đến với phần nội dung chính với chỉ vỏn vẹn một câu: “Em/tôi xác nhận tham gia phỏng vấn”. Cách viết này không chỉ thiếu lịch sự mà còn không đầy đủ các thông tin mà nhà tuyển dụng cần biết để sắp xếp lịch phỏng vấn.

Thay vào đó, bạn có thể tham khảo cách mở đầu vào nội dung chính trong email xác nhận phỏng vấn.“Dear/ Kính gửi: Bộ phận nhân sự công ty A,

Cám ơn anh, chị đã dành thời gian quan tâm và tạo cơ hội phỏng vấn cho em ở vị trí [tên vị trí].

Em viết thư này để xác nhận lịch hẹn phỏng vấn lúc [ngày, giờ] tại văn phòng công ty.

Mong rằng những kinh nghiệm và kỹ năng hiện có sẽ giúp em trở thành ứng viên lý tưởng và phù hợp với vị trí công việc cũng như môi trường doanh nghiệp.”

Đặt câu hỏi ngắn gọn

Đừng ngần ngại nếu bạn có những thắc mắc và mong muốn được giải đáp trước buổi phỏng vấn. Tuy nhiên muốn viết phần này ngắn gọn thì ứng viên nên trình bày câu hỏi dưới dạng ý chính để nhà tuyển dụng dễ theo dõi và phản hồi. Cần lưu ý đặt câu hỏi ngay trong email xác nhận phỏng vấn, tránh trường hợp gửi liên tục nhiều email gây rối rắm và dễ khiến bạn nhận điểm trừ. Một số thắc mắc thường gặp đó là có cần mang theo CV hay bằng cấp nào hay không, đề xuất đổi lịch phỏng vấn hoặc câu hỏi để xác nhận địa điểm phỏng vấn nếu doanh nghiệp có nhiều cơ sở.

Kết thư với thái độ tích cực, thể hiện sự mong đợi

Viết một dòng kết thư không chỉ giúp email xác nhận phỏng vấn được chặt chẽ hơn mà còn đây là cơ hội để ứng viên thể hiện tinh thần hào hứng với công việc. Dù vậy, bạn không nên viết dài dòng không cần thiết ở đoạn này, tránh tạo cảm giác sáo rỗng hoặc không chân thành. Một số câu kết thư bạn có thể tham khảo như:

- Một lần nữa cám ơn thời gian của anh/chị, tôi rất mong đợi để thảo luận thêm về vị trí công việc [chức danh] tại doanh nghiệp A.

- Cảm ơn quý doanh nghiệp vì cơ hội phỏng vấn này, tôi sẽ chuẩn bị sẵn sàng và hẹn gặp trong buổi phỏng vấn sắp tới.

Kiểm tra và chỉnh sửa trước khi gửi

Và cuối cùng, đừng quên kiểm tra và chỉnh sửa trước khi gửi cho nhà tuyển dụng. Ứng viên nên đảm bảo thông tin về lịch hẹn, hạn chế việc dời hoặc hủy lịch hẹn phỏng vấn vào phút chót. Ngoài ra nếu bạn gửi đến nhiều doanh nghiệp, hãy chú ý xem đã viết đúng tên doanh nghiệp và địa chỉ email tương ứng hay chưa. Bên cạnh đó, bạn có thể đính kèm thông tin phụ như địa chỉ liên hệ bao gồm số điện thoại, email, LinkedIn,… để nhà tuyển dụng có thể sử dụng trong trường hợp cần thiết. Các lỗi chính tả và định dạng trong thư xác nhận phỏng vấn cũng cần được trau chuốt nhằm tạo phong thái chuyên nghiệp và chỉn chu.

Trên đây là cách trả lời mail xác nhận phỏng vấn ngắn gọn nhưng chuyên nghiệp. Hy vọng bài viết đã mang đến cho bạn những thông tin hữu ích để áp dụng vào email của mình. Chúc bạn thành công.

Tiến Huy